Импорт из Excel

Ура! "Свершилось", что называется: на днях успешно "автоматизировался" первый магазин под Розницей после загрузки данных из таблицы Excel, без типовой ручной набивки номенклатуры, приходных накладных с остатками. Вечером магазин сдал в работу свои таблицы, утром получил "заряженную" программу и начал работу в новом стандарте. А теперь подробности.

Учитывая общие тенденции развития рынка, конкуренцию, технический прогресс и "хотелки" фискальных органов - очевидно, что рано или поздно, но "автоматизироваться" придётся практически всем. Ну разве что кроме бабулек с семечками и петрушкой на рынках, хотя на бабулек с картошкой фискалы уже поглядывают ;)

Логично, что перевести магазин на "электронные рельсы" хочется как можно проще,  быстрее и дешевле. Например - "втянуть" в учётную программу данные из другой программы или таблицы Excel (если они есть, конечно). В принципе, это возможно, но есть несколько нюансов, которые приходится учитывать.

К сожалению, не существует единого стандарта ведения номенклатуры (справочника товаров), стандартизации описания товаров, артикулов, далеко не весь товар имеет "заводской" штрихкод и т.д. Как следствие - даже в "общепризнанных" учётных программах есть множество различий в организации хранения данных. А в частных таблицах Excel, которые ведутся пользователями согласно своих представлений и умений - как правило, вообще "тихий ужас". Может, это и где то обидно звучит - но это просто констатация факта специалистом.

Приведём в пример наиболее частые ошибки ведения "приватных таблиц":

Ошибки в написании, путаница с англо-русским написанием:

Adidas (заглавная "английская" А в начале, с кодом ASCII 65)
Аdidas (а тут заглавная "русская" буква А в начале, с кодом ASCII 128)
Adidac
Адидас
Адідас
  Adidas (пробел в начале слова)
A didas (пробел)

Ошибки в формате полей для хранения данных:

Например, дата хранится в текстовом поле, цифры штрихкода, цена - в текстовом поле, цифры штрихкода - в денежном поле и так далее.  Это не слишком критичные ошибки, но свою долю трудностей при переносе данных создаёт.

Встречаются ещё более интересные ошибки. Например, в столбике "Адрес" пользователь спокойно вставляет дату рождения дорогого клиента, или номер телефона. В поле "Цена закупки" - количество товара, и так далее. То есть пользователь нарушает свои же собственные правила заполнения таблицы.

Дублирование информации:

Например, в таблице описание одного и того же товара встречается несколько раз. Или же допущено дублирование штрихкодов, артикулов, которые, по логике, должны быть уникальными. И это не удивительно: трудно удерживать в правильном порядке данные, когда число строк уже идёт на тысячи.

Человек такие ошибки "не заметит" и спокойно поймёт, о чём речь. А вот для компьютера - это совсем разные значения, и потому критично.
Ну и плюс пропуски, "очепятки", граматические ошибки и т.д. Чуть подробнее о пропусках.

Например, в своей таблице с данными о товарах пользователь решил хранить данные о цене закупочной и цене продажной. Но потом раз, другой, пропустил ввод цены, и в ячейке осталось либо значение ноль, либо вообще пустое место. Впоследствии, при машинной обработке этой таблицы, программа загрузит все данные таблицы, и запустит вычисление процента наценки, на основании закупочной и продажной цен. Как происходит вычисление этой наценки?
(ЦенаПродажи - ЦенаВход)/(ЦенаВход/100)
И если ЦенаВход = 0 (или равно "пустое место"), то программа попытается вычислить значение для 0/100, что, по правилам математики, невозможно. Как результат - программа выдаст ошибку, либо, согласно встроенных условий от "спотыканий" на таких нестыковках, проигнорирует всю строку с товаром, как "некондицию", без загрузки этой строки в свои "закрома". Что печально...

Если ЦенаПродажи = 0, то программа рассчитает отрицательную наценку, что тоже, своего рода, является ошибкой и создаст проблемы в будущем.

Ну и последний момент. В наших программах серии КиберМАГ справочник товаров (номенклатура) представляет собой систему из нескольких таблиц, где используется разбивка товаров по группам, изготовителям, плюс само описание товара имеет с десятка полтора настраиваемых значений и характеристик, обеспечивающих правильную и комфортную работу в программе.

В то же время, пользователи в своих Екселевских таблицах, обычно хранят информацию о товаре с минимумом характеристик, например:

Описание товара в одном поле (или в двух: группа товара + описание товара);
Цена закупки;
Цена продажи;
Остаток на складе.

К слову, указанный порядок информативности данных о товаре характерен и для некоторых коммерческих учётных программ.
То есть - структура таких данных очень упрощена и не соответствует структуре, использующейся в наших программах.

Как следствие - легко и непринуждённо автоматически (!) "втянуть" данные из таких Екселевских таблиц или других учётных программ не представляется возможным.

В теории - можно "научить" программу распознавать большинство таких нюансов, но сложность и стоимость такой "доработки" просто зашкалят. Ну и изучение такой "распознавалки" тоже займут время пользователя - при том, что операция импорта данных нужна одноразово (!). А главное - 100% распознавание исходных данных - здесь не достижимо даже в теории. Отметим, что это не пресловутая "раскрутка на деньги" (это не наш метод), а простая констатация технических моментов.

Текущее решение такой проблемы мы видим таким

Если у клиента есть хранимые данные в том или ином формате - то мы (ТСЦ КиберON) просматриваем эти данные, анализируем на предмет возможности переноса. После чего обсуждаем с клиентом проблемные места, прогнозируемый результат, сроки и стоимость выполнения работ по переносу данных. Клиент оплачивает стоимость самой выбранной программы плюс оговоренную стоимость работ и получает сразу "заряженную" своими данными программу под ключ: сразу с инсталляцией, активацией и настройкой резервного копирования. Напомним, что всё это мы можем делать через удалённый доступ.

И напоследок немного статистики по магазину, с которого начиналась эта заметка.

Магазин рыболовных принадлежностей. Владелец магазина вёл данные о товаре  в таблице Excel, 2860 позиций. В результате работ в номенклатуру программы Розница были внесены 2835 товарных позиций, плюс остатки по тем товарным позициям, где они были указаны. По трём позициям выявилось дублирование штрихкода, по двум позициям - дублирование артикула, 20 позиций были забракованы по причине отсутствия части данных в исходной таблице. Информация по заблокированным данным была предоставлена заказчику для принятия решения и ручной корректировки данных в программе Розница.

В обед заказчик обратился к нам, вечером передал таблицу с своими данными о товаре, утром следующего дня магазин уже начал полноценную работу в программе Розница. Заказчику рекомендовалось в ручном режиме внести данные в программу по пяти товарным позициям (те, где был дубляж штрихкода и артикула) плюс распечатать ценники.

Вот и всё. Приятно осознавать, что теперь мы можем предоставить вам новую полезную услугу. Обращайтесь :)

Удачи в работе!